Sportevenement organiseren

Sinds januari 2013 is het loket voor organisatoren van evenementen ondergebracht bij Eindhoven365. Eindhoven365 is de eerste gesprekspartner op het gebied van evenementen. Medewerkers van Eindhoven365 kunnen je helpen bij het uitwerken van uw concept, adviseren over de subsidiemogelijkheden, en je helpen bij jouw vergunningaanvraag. Gemeente Eindhoven blijft verantwoordelijk voor vergunningverlening, openbare orde en veiligheid.

Kleinschalig evenement

Voor een kleinschalig evenement dat niet plaatsvindt in het centrum of in een 'risicogebied' en waarbij minder dan 250 personen betrokken zijn, kan soms worden volstaan met een melding. Zorg dat je de melding minimaal drie weken voor het evenement inlevert. Wanneer je binnen vijf werkdagen geen reactie hebt ontvangen, mag je evenement onder de gestelde voorwaarden plaatsvinden.

Grootschalig evenement

Stap 1
Vanaf 1 januari 2013 geldt het nieuwe Evenementenbeleid van de gemeente Eindhoven. Hierin staan de spelregels voor evenementen. Het document Evenementenbeleid in Eindhoven ‘Gastvrij en veilig’ geeft je antwoorden op vragen als: wie is verantwoordelijk voor wat en welke evenementen willen we graag in Eindhoven.

Stap 2a
Alle evenementen waar een vergunning voor is vereist, moeten voor 1 september 2013 via het online aanmeldformulier aangemeld worden bij Eindhoven365. Eindhoven365 toetst het evenement aan het evenementenbeleid van de stad en beoordeelt of deze een plek op de evenementenagenda krijgt. Het is dan op tijd duidelijk hoe de evenementen over het jaar en over de stad verdeeld zijn. Eventuele knelpunten worden daardoor in een zo vroeg mogelijk stadium gesignaleerd en zo mogelijk opgelost.

Evenementen die niet voor 1 september aangemeld zijn, lopen het risico geen plek op de evenementenagenda van Eindhoven te krijgen. Geen plek op de evenementenkalender betekent ook geen mogelijkheid om een vergunning te krijgen. Uiterlijk 31 december 2013 krijg je bericht over je aanmelding voor een plek op de evenementenagenda 2014.

Stap 2b
Aanmelden voor de evenementenagenda is geen aanvraag voor financiële ondersteuning. Wilt je ook financiële ondersteuning aanvragen? Dan dien je het aanvraagformulier financiële ondersteuning in te vullen. Als je een aanvraag indient voor financiële ondersteuning, is het evenement automatisch aangemeld voor de evenementenagenda en kun je stap 2a dus overslaan.

Stap 3
Voor de meeste evenementen moet een vergunning worden aangevraagd. Op de site van Gemeente Eindhoven vind je meer informatie en kun je jouw vergunningaanvraag indienen. Deze moet 8 weken voor het evenement binnen zijn!

Vragen?

Heb je nog vragen over het organiseren van een evenement? Stel deze dan via de mail aan Eindhoven365 of via telefoonnummer 040-7074040 (Eindhoven365).